Convites de formatura: venda, acerto e entrada do baile
A comissão de formatura cuida de dezenas de formandos, cada um com direito a alguns convites e com parentes que pedem extras. Sem controle, sobra planilha e falta convite. Este guia mostra uma forma simples de organizar do convite à porta do baile.
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Defina as regras antes de imprimir
- Quantos convites cada formando recebe e quantos extras pode comprar.
- Preço do convite extra e prazo para pagar.
- Se crianças pagam, e a partir de que idade.
- Se há mesas e lugares marcados no salão.
Uma faixa de números por formando
Cada formando é um vendedor com a sua faixa: 10 convites para cada um, do 0001 ao 0010, do 0011 ao 0020. O painel mostra quem já retirou, quem pagou os extras e quanto falta. Formando que perdeu convite tem os números cancelados e recebe outros.
Se o baile tem mesas, cada número pode ser ligado a uma mesa e a um lugar, e o convite sai com "Mesa 5 · Lugar 3" impresso.
O convite com a cara da turma
Use o modelo de convite de formatura, vertical, em azul e dourado, ou envie a arte que a turma já tem e posicione o número e o QR. Os parentes que moram longe recebem o convite no celular, pelo WhatsApp, com o próprio nome.
A entrada do baile
Na noite do baile, a equipe do cerimonial ou da comissão confere os convites com o celular: dois ou três celulares na porta dão conta de centenas de convidados. Convidados de última hora entram pela lista de nomes, e a contagem de quem já chegou aparece ao vivo no painel.
Veja como preparar a porta em controle de entrada de evento.
Prestação de contas para a turma
Depois do baile, a comissão apresenta o que entrou de cada formando, as despesas e as receitas em PDF ou planilha. Rifas e eventos para arrecadar também podem ser controlados na mesma conta, cada um como um evento.
Convites extras, cortesias e crianças
Separe os convites em categorias: o convite do formando, o extra pago e a cortesia (fotógrafo, banda, cerimonial). Cada categoria tem a sua faixa de números, a sua cor impressa e, se quiser, o seu preço. O acerto de cada formando já usa o preço certo de cada número.
Para as crianças, decida a regra antes e escreva no convite. Se elas entram sem convite, a lista de nomes resolve na porta.
Cronograma sugerido para a comissão
- Três meses antes: regras, preço do extra e arte do convite.
- Dois meses antes: convites gerados e faixas entregues aos formandos.
- Um mês antes: acerto parcial e redistribuição de convites parados.
- Uma semana antes: acerto final, mesas definidas e convites digitais enviados.
- No dia: links da portaria abertos, ensaio da leitura e equipe na porta.
Perguntas frequentes
Cada formando pode vender os próprios convites extras?
Pode. Cada formando recebe uma faixa de números e um link no celular para marcar o que vendeu e para quem.
Dá para usar a arte do convite que a turma já fez?
Sim. Envie a imagem e posicione o número e o QR code no editor visual.
A colação e o baile podem ter convites separados?
Podem. Crie um evento para cada um, com a sua numeração e a sua portaria. Se for o mesmo evento em dias diferentes, use várias datas: cada data tem os seus ingressos.
